CONCEPTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de principios, lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos del Tribunal Electoral de la Ciudad de México.
Todos los documentos de archivo formarán parte del Sistema Institucional; los cuales deberán agruparse en expedientes de manera lógica y relacionarse bajo un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo de Archivos de la Ciudad de México y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral de la Ciudad de México, esta integrado por:
I. Área Coordinadora de Archivos
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De Correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y;
d) Archivo histórico
III. Las demás áreas que conforman el COTECIAD
FUNCIONES
- Realizar el diseño, desarrollo, instrumentación y evaluación, los proyectos de planes y programas de desarrollo archivístico del Tribunal.
- Coordinar las actividades tendentes al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Archivos de la ciudad de México.
- Proponer y supervisar la elaboración de los proyectos de los modelos técnicos o Manuales para la organización y procedimientos de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico del ente público, en coordinación con los responsables de dichas unidades.
- Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales instrumentos de control archivístico dentro del ente público, proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales.
- Establecer, en coordinación con el Instituto de Capacitación un amplio programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas.
- Coadyuvar con el Consejo General de Archivos de la Ciudad de México en la aplicación de metodologías para la gestión de archivos e instrumentación de la Red de Archivos de la Ciudad de México.
