SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral de la Ciudad de México, esta integrado por:
I. Área Coordinadora de Archivos
II. Las áreas operativas
III. Las demás áreas que conforman el COTECIAD
LAS FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVO DEL TECDMX SON:
- Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico del Tribunal.
- Coordinar las actividades tendentes al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Archivos local, realizando todas las acciones para el enriquecimiento y conservación del acervo archivístico y documental del Tribunal.
- Realizar la recepción, custodia y administración documental de los expedientes semiactivos que deberán resguardarse en la Unidad del Archivo de Concentración del Tribunal.
- Resguardar, preservar, conservar y difundir el patrimonio documental del Tribunal de la Unidad de Archivo Histórico.
- Diseñar las directrices para que los documentos de archivo electrónico posean las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen de la validez y eficacia de un documento original.
- Establecer, en colaboración con la Unidad de Servicios Informáticos, un plan de gestión, preservación y conservación digital que considere el almacenamiento de los documentos electrónicos a largo plazo.
